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Análisis del Balance de Masas como herramienta de la contabilidad de gestión ambiental
Autoras:
Dra. Graciela M. Scavone, Dra.
María Gabriela Ferrucci y
Dra. Adriana Schapira
Expuesto en las XVº Jornadas de Contabilidad.

Colegio de Graduados en Ciencias Económicas

1. Introducción

Durante mucho tiempo, se consideró como un ideal y no como una realidad, el hecho de que la producción de bienes y servicios no generara simultáneamente residuos y desechos. Esta situación se basaba principalmente en considerar que dicha idea era antieconómica, agudizada por la existencia de suficiente espacio disponible donde depositar los materiales no deseables.

Con el transcurso del tiempo, se fue incrementando la concientización paulatina de la presión que ejerce la contaminación sobre los recursos naturales y la salud, por cuanto las industrias fueron exigidas en mayor medida para mejorar la situación de manejo y volumen de desechos.

Actualmente con el fin de reducir los impactos ambientales, las autoridades y las industrias están tratando de encontrar la forma de evitar la producción de desechos considerados peligrosos básicamente a través de lo que se conoce como “producción más limpia”.

En relación con las regulaciones medioambientales, las organizaciones comenzaron en la década de los años 80 a efectuar revisiones periódicas de las partes relevantes de sus procesos y productos que tuvieran componentes de impacto medio ambiental. Desde entonces las firmas han implementado un gran número de mediciones destinadas a evitar, reducir y tratar los desperdicios y las emisiones. Estas políticas, por un lado, fueron el resultado de una legislación ambiental más estricta, y por el otro lado, de una mayor atención por parte de los clientes y del público en general.

Lo expuesto anteriormente, realza la importancia de la Contabilidad Ambiental como fundamento teórico para la medición y exposición de los efectos que la actividad del ente produce sobre el entorno, dentro del marco de la problemática ambiental. Por cuanto, podemos decir que la Contabilidad Ambiental enriquece con información propia a la Contabilidad Patrimonial y a la Contabilidad de Gestión.

El objetivo del presente trabajo es analizar la manera de establecer un sistema de contabilidad medioambiental que pueda captar los datos que impactan en los procesos productivos con relación al medioambiente e informarlos adecuadamente.

La producción más limpia y los proyectos ambientales
La “producción más limpia” es un término general que describe un enfoque de medidas preventivas para la actividad industrial, la agricultura, el sector de servicios, etc.

Dichas medidas se desarrollan con el objeto de minimizar los desechos, reducir y prevenir la contaminación. Es por esto, que se dice que la producción más limpia hace referencia a una mentalidad que enfatiza la producción de los bienes y servicios con el mínimo impacto ambiental, bajo la tecnología actual y límites económicos.

Se considera a su vez, que la producción más limpia genera una buena propuesta de negocios, ya que el uso más eficiente de los materiales y la optimización de los procesos, dan como resultado menos desechos y costos operativos más bajos.

En relación con la disminución de costos operativos, se ha comprobado también, que generalmente existe un aumento en la productividad de los trabajadores, producto de la disminución del tiempo perdido por enfermedad y accidentes.

La aplicación continua de una estrategia ambiental preventiva, integrada para los procesos y los productos, con el fin de reducir los riesgos al ser humano y al medio ambiente, constituye lo que hemos descripto como “producción más limpia”.

Las actividades medio ambientales requieren recursos humanos y materiales que traen como consecuencia una carga financiera adicional. Pero la puesta en marcha de proyectos ambientales desarrollados bajo los títulos de, por ejemplo, "La prevención de la polución paga" o "Innovación a través de la ecologización" mostraron que las actividades corporativas medioambientales pueden también traer beneficios económicos.

La esencia de la metodología en este tipo de proyectos es combinar la contabilidad y la tecnología de base para obtener el denominado “balance de masas”, el cual muestra el desperdicio de materiales y las opciones de mejora.

2. Los sistemas de información medioambiental y su utilización como control de los sistemas de gestión medio ambiental

2.1. Concepto de Sistemas de Gestión Ambiental

El concepto de Sistemas de Gestión Ambiental o EMS (Environmental Management Systems) aparece en los años setenta, pero recién en 1986 cuando la Cámara Internacional de Comercio, publica la versión definitiva de un documento denominado “Environmental Guidelines for World Industry”, se hace una llamada para la creación de un comité encargado de establecer requerimientos medioambientales para las empresas industriales contaminantes, y se definen las bases y protocolos necesarios para la creación de sistemas de gestión que consideran el entorno natural y el medio ambiente.

A partir de este documento, la misma organización publica en 1991 un documento titulado “Guide to Effective Environmental Auditing”, donde se desarrolla la necesidad de sistemas de control y comprobación de los sistemas de gestión anteriores.

Un Sistema de Gestión Ambiental se debe implementar en el momento en el que la empresa sienta la necesidad de su implantación, por cuánto la dirección debe estar completamente comprometida con dicha necesidad, transmitiéndosela entonces al resto de la organización.

2.2. Costos del Sistema de Gestión Ambiental

En una fase inicial la creación de un Sistema de Gestión Ambiental aumentará los costos de la empresa y por tanto de los productos “ecológicos”, pero en etapas posteriores, estos costos se verán superados por unos mayores ingresos y un incremento de la competitividad de la empresa.

Los mayores costos en los que se incurrirá será a través de los costos de implantación y control, amortización de las nuevas tecnologías, mayores gastos del personal involucrado, etc.

Estos costos deberán compensarse con los ingresos que se puedan obtener por subvenciones y ayudas de tipo público, venta de los residuos o subproductos, mejora de la imagen de la empresa y de los productos o servicios, aparición de nuevas líneas de producto que puedan satisfacer las necesidades de los consumidores, ahorros en los consumos, menores gastos por sanciones, seguros e indemnizaciones, etc.

2.3. Áreas del Sistema de Gestión Ambiental

Para la implementación de un Sistema de Gestión Ambiental, se deben identificar las áreas en las que deberán centrarse la aplicación del sistema, nombrar a un responsable de la implantación del mismo, quien deberá recibir todo el apoyo de la dirección, siendo esta última la encargada de garantizarle la participación de todos los niveles, etc.

El responsable de la implantación del sistema tiene ante sí un trabajo arduo y duro para el que necesita, como requisito imprescindible, el conocimiento absoluto de la estructura de la empresa tanto a niveles técnicos como administrativos, ya que los cambios que producirá serán muy importantes para la producción y también para los centros administrativos de la empresa.

3. Partes de los Sistemas de Gestión Ambiental

Cualquier Sistema de Gestión Ambiental se deberá sustentar en los siguientes pilares básicos:

1) Evaluación: Consiste en el conocimiento completo y continuado de la situación medioambiental, identificando los factores externos tales como la normativa, los clientes, los competidores, etc.; y los factores internos, tales como los activos, pasivos, etc.
2) Estrategia: Incluye la definición y publicación de la política ambiental de la empresa, la identificación de las ventajas competitivas y operativas, la determinación de objetivos ambientales claros, el uso de sistemas de medición de gestión, la implementación de tecnologías de avanzada, mantener el compromiso de mejora continua, etc.
3) Organización y Operaciones: Comprende el empleo de los mejores sistemas de gestión, la identificación del responsable ambiental, la participación de todo el personal de la empresa, el cumplimiento de la normativa vigente, la gestión de recursos, de riesgos, etc.
4) Comunicación: Este pilar considera la comunicación proactiva e integrada, los informes anuales específicos, el uso de índices e indicadores de desarrollo sostenible, el cumplimiento de las obligaciones de información del sistema comunitario, etc.

En relación con el orden a seguir con estos cuatro pilares básicos, se deberá comenzar por la evaluación, para tomar conocimiento de las situaciones de partida; posteriormente, establecer la estrategia, para continuar con las operaciones y el control de la organización, y finalmente se deberá comunicar la información resultante.

El sistema de gestión ambiental, deberá diseñarse, aplicarse y mantenerse de forma que se garantice su continuidad y funcionamiento. Esto último se logrará a través de la definición de las medidas organizativas y de los procedimientos adecuados.

4. Sistemas de Información de los Sistemas de Gestión Ambiental

4.1 Introducción

Las empresas deben diseñar sistemas de información, que les permita recopilar, elaborar y distribuir información relacionada con situaciones que se presentan regularmente, tales como, emisiones de residuos, emisiones de gases, vertido de líquidos, etc.; y desarrollar también un sistema que les brinde soporte para decisiones relacionadas con accidentes o hechos extraordinarios.

Para diseñar estos sistemas, y considerando que en la empresa existen distintos niveles dentro de una estructura piramidal, se puede identificar en la base, al nivel operativo; a continuación de este, el nivel intermedio, y en el ápice el nivel estratégico.

El nivel operativo, es el encargado de llevar el control diario y la recepción de información. A su vez, en el nivel intermedio, llamado administrativo o de gestión, se toman las decisiones a mediano plazo relacionadas con la gestión y control de los volúmenes físicos o económicos y los factores externos, y por último en el extremo superior de la pirámide, el nivel estratégico integrado por la dirección de la empresa, se encarga de la planificación estratégica o a largo plazo, marcando las pautas y la política medioambiental a seguir.

Para cumplir con las tareas de control diario y recepción de la información, el nivel operativo cubre las siguientes etapas operativas:

4.2. Control ambiental técnico

Este control nos indica en unidades físicas (toneladas de residuos, metros cúbicos de aguas vertidas, etc.), cual es la emisión de la empresa al entorno exterior.

Esta información se suele brindar en los informes medioambientales, los cuales explican las actuaciones de la empresa en materia ambiental, incluyendo generalmente datos sobre seguridad y calidad. Estos informes medioambientales deberán incluir siempre datos sobre las previsiones de futuro, las políticas que han sido adoptadas y las que se aplicarán próximamente, los objetivos y las desviaciones que sobre éstos se hayan producido, proyectos en curso y fines que con ellos se piensa conseguir, etc.

4.3. Control ambiental económico

A través de la información que se obtiene con este control, se pueden identificar las inversiones que ha realizado la empresa en materia ambiental (activos), y la valoración de las emisiones al exterior (pasivos medioambientales).

En esta etapa, también se pueden calcular los costos e ingresos ambientales obtenidos.

En relación con los ingresos ambientales, si bien suelen ser los más difíciles de identificar, son todos aquellos que se originan por ejemplo, por la venta de subproductos, por las transferencias de tecnologías limpias a otros fabricantes, por la mejora de la imagen pública del producto y de la empresa, etc.

En cuanto a los costos ambientales, es de gran importancia que una vez identificados, se los analice y clasifique, para saber que tratamiento contable corresponde aplicar. Por ejemplo, si la clasificación se basa en el impacto ambiental, serán costos de prevención (a priori), o costos de reparación (a posteriori).

El problema principal se genera con la valoración de la contaminación y el consumo de los recursos naturales, donde no existen mercados para medir la utilización del agua, del aire, o la valoración de hechos tales como la extinción de una especie, etc.

4.4. Beneficio ambiental técnico y económico

En esta etapa, y tras la obtención de los datos mencionados en el apartado anterior, se debe proceder a la clasificación entre aquellos gastos que han sido realizados para prevenir daños, es decir costos a priori, y los que han sido realizados para reducir y reparar los daños medioambientales que causo la empresa a posteriori.

Con esta clasificación se verá si la empresa tiene una política ambiental correcta, ya que un elevado volumen de costos a posteriori señala gran cantidad de errores y descuidos y muy poca prevención. Hay que tener en cuenta, que los costos de prevención suelen ser menores que los de reparación.

Si a la clasificación mencionada más arriba, le incorporamos una clasificación basada en la naturaleza de los costos, tales como costos corrientes, amortizaciones, indemnizaciones, provisiones por contingencias, etc.; obtendremos cualitativamente mayor y mejor información.

4.5. Resultados medioambientales y externalidades

En esta fase se comparan los controles medioambientales, ya sean técnicos o económicos de dos períodos consecutivos, o de una serie de períodos, hallando entonces los resultados de la aplicación de las políticas medioambientales.

El resultado medioambiental técnico, se calcula en unidades físicas y se expone en cada uno de los informes medioambientales. El cálculo de este margen técnico será el que garantice que las políticas y decisiones medioambientales han sido correctas o lo que impulse al cambio de objetivos y medios.

El resultado medioambiental económico, se mide en unidades monetarias, y surge como diferencia entre los ingresos medioambientales conseguidos, y los costos medioambientales realizados.

En cuanto a las externalidades, las mismas se determinan analizando el efecto de la empresa en su entorno, tanto en la cuestión medioambiental, como en la económica.

4.6. Entorno

Esta etapa considera el efecto que tiene el entorno en la empresa, tales como las leyes y normativas relacionadas con el medio ambiente, el comportamiento de los agentes sociales, tales como los consumidores, las asociaciones ecologistas, entidades financieras, seguros, etc.

Teniendo en cuenta la evolución de cada uno de estos factores la empresa no solo puede cumplir con el mínimo sino que incluso puede situarse en una posición más ventajosa con respecto a la competencia, adelantándose en el lanzamiento de productos y en la utilización de procesos que puedan resultar más atractivos por su menor impacto ambiental.

Podemos determinar entonces, que a través de las etapas del nivel operativo mencionadas en estos cinco puntos, se obtienen tres tipos de información: los controles técnicos y económicos medioambientales, los beneficios técnicos y económicos obtenidos por la comparación de ambas y los efectos exteriores que producen en el entorno de la empresa las emisiones de productos.

Una vez obtenida esta información debe establecerse una comunicación adecuada y sostenida con el nivel intermedio o de gestión, para que pueda llevar a cabo las siguientes funciones:

a) La recepción y análisis de la información obtenida en el nivel anterior.
b) La toma de decisiones de tipo operativo tales como la reducción de algunos procesos de contaminación o vertidos acudiendo a la realización de mayores procesos de depuración, menores consumos de materias primas, de recursos naturales, etc.

Es decir que se actuará sobre la base de los objetivos marcados por el nivel superior pudiendo adoptar algunas decisiones en cuanto a los medios a utilizar.

Por último, el nivel estratégico además de su labor supervisora, tiene una función primordial, que es la de establecer cuales van a ser las estrategias más apropiadas para la consecución de una correcta gestión medioambiental. Se puede decir, que el nivel estratégico, es aquel del cual parten las órdenes que los demás niveles se encargarán de controlar y ejecutar.

5. Los Sistemas de Gestión Medioambiental y el Balance de Masas

1.1. Flujos de entrada y salida

La base para mejorar el desempeño ambiental es analizar el flujo de masas de entrada y salida, según el siguiente detalle.

Flujos de entrada:
Son todos los materiales que compra una empresa necesarios para un proceso de producción.

Desde el punto de vista de la prevención y reducción de emisiones y residuos se pueden agrupar en las siguientes categorías:

Materias primas: constituyen el componente principal de los productos.
Materiales auxiliares: son parte integrante del producto.
Materiales consumibles: son aquellos materiales que no llegan a integrar el producto (solventes, material de oficina, embalaje, etc.).

Flujos de salida:
Siendo que muchos de los proyectos para la prevención de residuos y emisiones se inician a través de un estudio de la situación de eliminación, éste puede ser el punto de partida para un análisis sistemático.

De acuerdo a los principios del seguimiento de los flujos de materiales, es apropiado realizar un seguimiento inverso, desde los síntomas (residuos, emisiones, calor residual) hasta la fuente (la entrada de los materiales y energías en el proceso), pasando por las tecnologías y etapas de fabricación. Se debe tener en cuenta que los productos, subproductos y productos derivados naturalmente no forman parte del planteamiento.

El balance de masa o materiales es una ecuación basada en "lo que entra debe salir o ser almacenado". Se establecen tanto la información de los materiales usados, como los montos resultantes de productos y emisiones.

El balance de material puede ser para unos pocos materiales seleccionados, para energía, o para todos los materiales y desperdicios de la organización. El objetivo principal del mismo es mantener registro del paso del material a través de la organización.

El ingreso por compra y el stock, a través del proceso productivo, es chequeado para control con los montos producidos y vendidos, como así también con las emisiones resultantes. El objetivo es mejorar la eficiencia de la administración de materiales, con vista a lo económico y lo ambiental.

1.2. Cuadro general de cuentas de entrada y salida

Entrada

Salida

Materia prima

Producto

Materiales auxiliares

Producto principal

Embalaje

Por productos

Uso de la energía

Desperdicio

Gas

Desperdicio total municipal

Carbón

Desperdicio reciclado total

Aceite

Total desperdicios peligrosos

Combustibles orgánicos

Desperdicios de agua

Total combustibles

Monto

Electricidad producida externamente

Salinidad - PH

Electricidad producida internamente

Impurezas

Electricidad total

Emisiones aéreas

Uso de agua

Co2 – dióxido de carbono

Agua municipal

Co – monóxido de carbono

Agua de pozo

Fluorocarbonos

Agua de afluentes

So2 – dióxido de azufre

Agua de lluvia o de superficie

Polvo

El balance de masa del flujo de materiales es el punto de inicio del sistema de información ambiental. Las entradas por compras se listan y categorizan en materiales y energía. En las salidas, también se registran los productos, los materiales y las emisiones de energía.

Todo esto da una visión global del flujo de masa de materiales y energía usados en la organización en un año. Éste es un análisis en el cual no se considera solamente el producto de mercado, sino también los subproductos, la utilización de recursos, los desperdicios y las emisiones que surgen de la producción.

El análisis de entradas-salidas de la organización se efectúa sobre bases anuales o mensuales, y se vincula con el registro contable, el cálculo de costos y los sistemas de compras y almacenes.

Las cantidades deben ser registradas en kilogramos y unidades con el valor y la cuenta correspondiente, el código de material y centro de costo. Todo el flujo de materiales debe ser listado en valores y montos por año. En el primer paso de la puesta en marcha en la compañía del balance de materiales, la información cuantitativa se toma del sistema contable y del registro de stock.

El sistema contable ofrece datos anuales de entrada a toda la compañía y algunas de las salidas (si se paga por ellas). La compra completa de material de la organización, en un año, debe salir de la misma como producto, como emisión o estar almacenada.

Las entradas consisten en montos y valores de materia prima y materiales, provisiones operativas, energía y agua. Las salidas consisten en productos principales y productos secundarios, desperdicio, desperdicio de agua, desperdicio de aire, desperdicio de calor y sonido.

En forma ideal, el balance de materiales puede ser sumado para mostrar cuanto de las compras de materiales está procesada en el producto vendido y cuanta es descargada como desperdicio o desperdicio de agua.

Con el objeto de usar la información eficientemente, y no como se hace en muchas compañías, al volver a la información de la documentación original, hay que establecer acuerdos con los departamentos involucrados concerniente a como llevar adelante todo el proceso, vale decir, establecer como debe registrarse la información para su posterior análisis.

Según surge de lo expuesto más arriba, se puede decir que la contabilidad de gestión a través de los sistemas de gestión medioambiental, brindará información para la toma de decisiones tanto tácticas como operativas, reflejando información sobre los costos relativos a la protección del medio ambiente, los resultados relacionados con la gestión, aquellos vinculados con los impactos ambientales, etc.

6. La información medioambiental y la Contabilidad Patrimonial

6.1 Introducción

La información medioambiental, se debe incluir en la contabilidad no a consecuencia de una mejora de esta, sino porque en la actualidad el medio ambiente es un factor de riesgo y de competitividad de primer orden.

La falta de inclusión de los costos y obligaciones medioambientales, distorsionará tanto la situación patrimonial (ya que la empresa deberá hacer frente a posibles obligaciones de montos significativos), como la situación financiera y los resultados de la empresa (al no incluir los gastos y costos ambientales), con lo que la imagen fiel se verá seriamente afectada.

La elaboración de sistemas de información medioambientales deberá repercutir de forma directa sobre la contabilidad, obligándola a crear herramientas y técnicas, o a ampliar y mejorar las herramientas existentes, de forma que se pueda brindar la información requerida por las empresas.

De esta forma la contabilidad patrimonial o financiera, reflejará a través de los Estados Contables Básicos información vinculada con los bienes, derechos y obligaciones relacionadas con la protección medioambiental, así como los gastos e ingresos derivados de la gestión ambiental.

6.2. Inversiones con datos relevantes para el medioambiente

De la información que brinda la contabilidad patrimonial o financiera se puede deducir la vinculación con los datos relevantes para el medio ambiente:

a) Bajo "Bienes de Uso" están registradas todas aquellas inversiones destinadas a servir en forma permanente a la actividad de la empresa y cuya vida útil se extiende por varios años. A través de la amortización anual los gastos de adquisición se prorratean a lo largo de la vida útil. El activo inmovilizado se compone, por ejemplo de: terrenos no edificados y edificados, máquinas e instalaciones mecánicas, herramientas, equipamiento de fábrica y de oficinas, rodados, etc.

Para definir el activo fijo relevante para el medio ambiente debemos ser un poco más amplios, teniendo en cuenta que las inversiones medioambientales se basan principalmente en diversas cuestiones:

En el cumplimiento de imposiciones oficiales para la reducción de la carga ambiental (por ej.: filtros y tecnologías de purificación prescriptas en el certificado de habilitación)
Basadas en la libre decisión o bien excediendo las imposiciones oficiales, exclusivamente para la reducción de la carga ambiental.
Por razones de protección del medio ambiente, pero simultáneamente representan inversiones en reposición, ampliación o racionalización (por ej.: un nuevo equipo para cumplir con la reglamentación en instalaciones de protección medioambiental, pero que a su vez es económicamente más favorable)
Por razones de reposición, ampliación o racionalización que contribuyen asimismo a la reducción de la carga ambiental (por ej. una máquina nueva que necesita menos energía resulta compatible con el medio ambiente)

Es decir, se pueden presentar problemas de delimitación en el caso de inversiones que además de su fin específico (generalmente económico) tienen también efectos de protección del medio ambiente (y viceversa). Por ello solamente pueden ser asignadas unívocamente como activos medioambientales, las inversiones en tecnología de filtros instalados a posteriori, los que no eliminan en su origen el problema de las emisiones, sino que los transportan a otro medio (por ej. del aire al suelo). Este tipo de inversiones "end of pipe", en un sentido más estricto, no constituye una inversión para la protección del medio ambiente, ya que no aporta una solución a la problemática ambiental sino solamente combate sus síntomas.

Las inversiones en racionalización que se realizan en base a una tecnología más nueva, tienen como consecuencia tanto una reducción de costos como también de emisiones.

b) En Bienes de Cambio se reflejan los materiales, materia prima, productos semi-elaborados, productos terminados aún no vendidos. Por ello del inventario permanente o anual, se obtiene información detallada sobre las adquisiciones y consumos de un período determinado de los materiales, materia prima, y consumibles adquiridos relevantes para el medio ambiente.

c) En el rubro "Previsiones", obligaciones inciertas cuyo monto exacto aún no está determinado, se pueden registrar previsiones relacionadas con temas ambientales (por ejemplo: previsiones para trabajos de conservación postergados, como ser la eliminación de residuos; saneamiento de daños ambientales y construcciones obsoletas y reforestación, recultivo). Las previsiones pueden formarse siempre cuando ya se haya producido un daño al medio ambiente, por ej. saneamiento de áreas contaminadas.

d) Deudas, del análisis de los proveedores, por ej. de productos químicos, se puede obtener información referida a las transacciones anuales con aquellos.

e) Dentro de las Cuentas de Resultado se encuentran los gastos de materiales, de personal, amortizaciones y otros gastos operativos, como alquiler de contenedores, energía, gastos de transporte, material de oficina, publicidad, viáticos, gastos judiciales y de asesoramiento, mantenimiento de instalaciones relevantes para el medio ambiente, seguros, aranceles de eliminación de residuos, impuestos ambientales, etc. Frecuentemente estas cuentas no están bien separadas desde el punto de vista medioambiental.


f)
Dentro de las ganancias provenientes de la venta de productos o servicios, es decir de la facturación, se puede contabilizar aquí las utilidades provenientes de la venta de material usado y de productos derivados que surgen adicionalmente en la producción.

En Notas a los Estados Contables, las empresas pueden informar sobre cuestiones relevantes para el medio ambiente, sobre planes de inversión y sobre aspectos no mensurables en dinero.

Los informes de gestión, que brindan datos e indicadores orientados para la planificación y dirección empresarial, utiliza no sólo valores absolutos sino ante todo, valores relativos, organizando sistemas de indicadores, en cuya punta se encuentra la tasa de retorno del capital (rentabilidad sobre ventas con relación a la rotación de capital).

7. La información medioambiental y la contabilidad de costos

7.1 Objetivo principal

La contabilidad de costos tiene como objetivo principal:

determinación de límites superiores e inferiores de precios

determinación de los costos de producción y costos directos

valoración de la producción propia, valoración de productos terminados y semi-elaborados

control de rentabilidad

puesta a disposición para la toma de decisiones empresariales

comparación entre empresas.

Es decir, sus fines son la determinación de costos reales, el pronóstico para costos futuros y la planificación, dirección y control del proceso empresarial.

7.2. Los conceptos más importantes
Los conceptos más importantes de la Contabilidad de Costos son:

Costos fijos, aquellos costos independientes del grado de ocupación y del volumen de las prestaciones.
Costos variables, dependen del grado de ocupación y del volumen de las prestaciones, están directamente relacionados con un pedido.
Costos directos, se imputan directamente al respectivo valor de referencia, por ej. unidad de costo (el producto), centro de costos (por ej. salarios de producción).
Costos generales, son aquellos que no pueden ser imputados directamente al valor de referencia, por ej.: gastos de administración, seguros, etc.
Costos calculatorios, se consignan adicionalmente en el cálculo de costos ya que no se consideran en la contabilidad, pero repercuten en los resultados de la empresa, por ej.: intereses sobre capital propio, remuneración del empresario.
Centro de costo, son sectores de la empresa de generación y responsabilidad sobre costos.
Unidades de costo, son las prestaciones empresarias.

Con un enfoque metódico se puede:

delimitar actividades ambientales empresarias
registrar, coordinar, evaluar costos (beneficios) ambientales
determinar potenciales de prevención de los residuos / emisiones de la explotación
descubrir puntos débiles y potenciales de reducción de costos
evaluar medidas ambientales empresarias
integrar esta recopilación y evaluación de datos al sistema contable de la empresa.

Las fases de este enfoque son:

1) Definiciones para costos | beneficios ambientales.
Costos ambientales:

Son los provenientes de actividades ambientales específicas de la empresa, que surgen por medidas voluntariamente adoptadas o prescriptas por ley, tendientes a la prevención, reducción, tratamiento, aprovechamiento o eliminación de los residuos o emisiones.
Costos que se producen o se pueden producir por la omisión de estas medidas operativas ambientales.

Beneficios ambientales:

Son los resultantes de las actividades ambientales específicas de la empresa, que se logran por medidas voluntariamente adoptadas o prescriptas por ley, tendientes a la prevención, reducción, tratamiento, aprovechamiento o eliminación de los residuos o emisiones.
Son los efectos positivos adicionales de las actividades operativas ambientales, como también la reducción de costos ambientales.

2) Clasificación:

Costos (beneficios) ambientales evidentes: son aquellos que pueden ser tomados directamente de las cuentas contables, por ej.: costos de eliminación de los residuos.
Costos (beneficios) ambientales ocultos: son aquellos que están asentados en la contabilidad, pero solamente pueden ser obtenidos a través de diversos registros, por ej.: amortizaciones relevantes para el medio ambiente, costos de personal para actividades operativas ambientales.
Costos (beneficios) ambientales no registrados: son los que repercuten en el resultado operativo, pero no se encuentran asentados contablemente, por ej.: menos casos de enfermedad, ausencia de necesidad de inversiones, etc.

3) Relevamiento:

Es imprescindible efectuar un relevamiento para registrar los costos y eventuales beneficios producidos efectivamente por actividades operativas medioambientales, para controlarlos e influenciarlos.

8. Indicadores orientados al medioambiente

El desarrollo de indicadores para la caracterización de una empresa como orientada hacia el medio ambiente es un apoyo importante para la revisión y evaluación de los datos relevados.

Si bien el relevamiento cuantitativo de los datos mencionados más arriba, así como el análisis entrada-salida constituyen un incremento considerable de información para los sectores afectados, observar la cantidad empleada de un material aisladamente no permite sacar conclusiones respecto a puntos débiles y necesidad de acción.

Es por esto, que los datos relevados deben ser además interpretados y relacionados entre sí, lo cual puede alcanzarse a través de la organización de un sistema de indicadores orientado a la ecología.

Para ello es muy importante el control de las existencias y del consumo de materiales, ya que ello permitirá obtener información sobre, por ejemplo:

Economía en el consumo de recursos (evitando exceso de almacenamiento y de productos fallados).
Empleo eficiente del material (relación de entrada a salida).
Selección de materiales no contaminantes para el medio ambiente.
Eliminación de residuos o desechos en forma indebida.

Los indicadores adquieren su verdadera fuerza de expresión con la actualización del balance de cantidades a través de los años, como también por la obtención de datos comparativos de rubros.

Cuanto más homogéneo sea el almacenamiento de la gama de productos de una empresa, tanto mayor es la fuerza de expresión de la mayoría de los indicadores. Junto a los indicadores específicamente cuantitativos también el control permanente de los costos y beneficios de eliminación es un parámetro importante de orientación.
   
Las cifras absolutas del balance entrada-salida informan sobre cargas ambientales absolutas, por ejemplo consumo de materias primas, espacio necesario para depósito de residuos, cantidad de carga ambiental aire.

No obstante estos datos aún no permiten conclusiones respecto a si estos valores son altos o bajos en comparación con la competencia, o si se pudieron lograr mejoras respecto al año anterior. Por eso en muchos sentidos estas cifras recién adquieren consistencia a través de su actualización anual, como también a través de la formación de indicadores que posibiliten una comparación con cifras de años anteriores entre distintos sectores de la empresa o con otras empresas.

Así los indicadores apoyan la planificación, conducción y control a través de la comparación de tiempos, del debe, del haber y de empresa:

La comparación de tiempos pone en claro la evolución de los valores observados a través de diversos períodos. Por medio de series temporales se pueden reconocer tempranamente tendencias y cambios.
La comparación debe-haber muestra hasta qué punto fueron alcanzados los objetivos propuestos, y si las medidas del programa ambiental fueron efectivas. En el caso de desviaciones positivas o negativas se deben buscar las causas.
El análisis de la información que realiza la empresa permite interpretar los resultados, internamente (en comparación con determinadas ubicaciones o sectores) y supraempresarialmente (en comparación con otras empresas, el promedio del rubro, etc.).

Junto a los indicadores como cifras absolutas, la empresa también puede formar valores de referencia o cocientes tales como:

Valores de articulación: por ejemplo Costos proporcionales de energía = Costos de energía / Total de costos.
Valores de referencia: se trata de diversos valores en relación objetiva y oportuna. Por ejemplo en la industria hotelera los Residuos por huésped = Cantidad de residuos / número de huéspedes; o para el consumo de agua = número de huéspedes / cantidad de agua por huésped.

En caso que el producto medido en kilogramos, no represente una unidad de relación oportuna entonces es factible utilizar como relación el número de empleados o la superficie cubierta.

Principios básicos para los indicadores:

a) Comparabilidad
Los indicadores deben posibilitar su comparación y reflejar los cambios en los efectos logrados sobre el medio ambiente.
b) Orientación a un objetivo
Los indicadores elegidos deben estar orientados a objetivos de mejoras influenciables por la empresa.
c) Equilibrio
Los indicadores deben traducir los aportes ambientales de la manera más representativa posible y presentar equilibradamente las áreas conflictivas como también las chances en materia ambiental.
d) Continuidad
Para permitir comparaciones, los indicadores deben establecerse en cada período según los mismos criterios de registro, referirse a períodos de tiempo comparables y ser medidos en unidades comparables.
e) Actualidad
Los indicadores deben calcularse con suficiente frecuencia (por ejemplo mensualmente, trimestralmente, anualmente) para que puedan influenciar a tiempo a los valores finales y no proporcionen información desactualizada.
f) Comprensibilidad
Los indicadores presentados deben ser claros y comprensibles para el usuario y responder a sus necesidades de información. Por eso el sistema debe ser de fácil orientación y concentrarse en los datos más importantes.

9. Introducción de un caso práctico: Información a solicitar

Con el fin de poder lograr la implementación de sistemas de gestión ambiental como asesores externos de una empresa, se pueden establecer pautas de la información básica a requerir.

Dicha información permitirá efectuar una primera evaluación de la situación existente en la empresa, y establecer a partir de ello los pasos a seguir en la implementación del sistema de gestión ambiental.

A continuación se transcribe un listado ejemplificativo de elementos a solicitar a una empresa que desarrolla su actividad en la industria química.

Costos ambientales: residuos
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Costo
Unidades

Costo $

1. Costos de aprovechamiento y eliminación
Costos de eliminación residuos industriales
Costos de destrucción de tambores
Costos de eliminación de aceites
Costos de aprovechamiento de residuos industriales (papeles viejos, cartones, vidrios usados, plásticos, sust. Químicas, bioresiduos, metales, etc.)
Costos de transporte de desechos al depósito de residuos o a la planta de reciclado
Alquiler de contenedores de residuos o bien sistemas de clasificación.
Otros costos de aprovechamiento y eliminación
2. Costos de personal para actividades ambientales relacionados con:
Limpieza de lugares de colección de residuos
Manipulación interna de los residuos
Relevamientos internos de residuos y medidas de control permanentes u ocasionales
Trámites oficiales relacionados con los residuos
Atención de comunicaciones oficiales, pedidos de información
Actividades de prensa de la empresa
Reuniones a nivel de directorio, de gerencia y de personal, reuniones de grupo de trabajo medio ambiente sobre el management operativo de residuos
Cumplimiento de las leyes, disposiciones, normas ambientales y obligaciones específicas de la empresa
Prestaciones de peritos, asesoramiento jurídico, asesoramiento externo en temas ambientales
Intereses de financiamiento para activo fijo medioambientalmente relevante
Seguros medioambientlamente relevantes
Riesgos de garantías y averías en materia ambiental no cubiertas por seguros
Daños ambientales y construcciones obsoletas que deben ser saneados en el futuro
Riesgos por eliminación de residuos
Costos de desarrollo, investigación y planificación
Otras prestaciones de terceros en el rubro residuos
3. Amortizaciones sobre equipos e instalaciones en el rubro residuos
Sobre inversiones en clasificación de los residuos, p.ej. Sistemas de clasificación, islas de materiales usados, sistemas de transporte
Sobre inversiones en lugares de colección de residuos y su equipamiento, por ej. piletas de colección, recipientes, etiquetado
Sobre inversiones para el tratamiento de residuos, por ej. compactadores de materiales usados, contenedores compactadores, equipos de tratamiento físico-químico, equipos de desinfección, hervido
Inversiones para equipos de medición, documentación y laboratorio
Amortizaciones sobre partes medioambientalmente relevantes de las instalaciones de producción
Instalaciones de secado de residuos húmedos
Bienes de consumo y energía para la realización de tareas de inspección, mantenimiento, reparación de las instalaciones para residuos, y para análisis
Detalle de los kw consumidos en los últimos 6 meses (energía eléctrica)
Otros (detallar)

Informar si existen (o se presume) la existencia de otros costos ambientales relacionados con: energía/aire/ruidos/agua.

10. Conclusiones

1. El tratamiento contable de los costos ambientales debe tener en consideración la posibilidad de su medición objetiva, y que representen desembolsos que fluyan hacia la empresa en futuros beneficios hacia la propiedad en comparación con su estado original.
2. La base para mejorar el desempeño ambiental es analizar el flujo de masas de entrada y salida. Para arribar a una interpretación lógica de estos datos, sin embargo, se deberán establecer los fundamentos de las mediciones y se deberá analizar los aspectos específicos de cada sector de la organización.
3. El balance de masa permite identificar los flujos de entrada y salida de la organización con razonable precisión, facilita la determinación y el análisis de las posibles desviaciones de impacto ambiental existentes, que sea necesario controlar e informar.
4. El desarrollo de indicadores medioambientales es un apoyo importante para la revisión y evaluación de los datos relevados. Los indicadores apoyan la planificación, conducción y control. No obstante, estas cifras recién adquieren consistencia con la comparación de cifras de años anteriores entre distintos sectores de la empresa o con otras empresas.
5. Los equipos de profesionales contables deben trabajar en forma interdisciplinaria con profesionales de otras áreas para lograr resultados adecuados y eficaces.
6. La metodología de trabajo integrada es uno de los aspectos relevantes a considerar en la implementación de un proyecto de administración de costos ambientales.
7. Los profesionales contables deben advertir que este campo de actuación requiere de su pronta participación. Tomar conciencia de la importancia de los temas ambientales y su impacto en las organizaciones implica la capacidad profesional para enfrentar las problemáticas del siglo XXI.

Fecha de publicación: 13/09/02

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